Le syndicat de copropriétaires est composé de l’ensemble des copropriétaires, quelle que soit la taille ou la nature de leur lot (parking, appartement, local professionnel…)

Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale au cours d’un vote et exécutées par le syndic.

Il est l’employeur du personnel de la copropriété (gardien, agent d’entretien…) et est le seul à pouvoir déterminer le nombre et le type d’emplois dévolus à la copropriété.

Le syndicat dispose d’une personnalité propre, distincte de celle de chaque copropriétaire. À ce titre, il est tenu de s’assurer contre les risques de responsabilité civile.

Le syndicat de copropriétaires est responsable des dommages causés par le défaut d’entretien de l’immeuble à l’égard des copropriétaires, du personnel qu’il emploie, des tiers (locataires…).

Le conseil syndical est un organe obligatoire.

La mission du conseil syndical

Le conseil syndical coordonne les relations entre le syndic et les copropriétaires. Il est leur interlocuteur privilégié. Pour mener à bien sa mission, le conseil syndical peut prendre conseil auprès de toute personne de son choix et demander un avis technique à tout professionnel de la spécialité requise (un architecte, un géomètre-expert, un juriste, un expert- comptable…)

► Il assiste le syndic.

Il prépare l’ordre du jour de l’assemblée générale et participe à l’élaboration du budget prévisionnel.

Dans cette perspective, une réunion de préparation de l’assemblée générale entre le conseil syndical et le syndic doit être prévue dans le forfait du contrat de syndic.

L’intégralité de l’ordre du jour doit être élaborée en concertation avec le conseil syndical. Il lui faudra vérifier les points à inscrire obligatoirement à l’ordre du jour (diagnostic de performance énergétique..). Il ne devra pas omettre les questions que les copropriétaires auront pu poser individuellement, en suivant le processus prévu par la loi.

L’élaboration du budget prévisionnel nécessite de reprendre les dépenses poste par poste. Il s’agit d’estimer les dépenses réelles et leur évolution. Il faut, par exemple, prévoir la hausse ou la baisse des postes de chauffage, en tenant compte de l’évolution du prix du combustible.

► Il contrôle la gestion du syndic

Il a un droit de regard sur la gestion et les comptes. A tout moment, un ou plusieurs membres du conseil syndical pourront prendre connaissance de tout document (pièce, courrier, registre…) se rapportant à la gestion du syndic et à l’administration de la copropriété. Ils pourront en faire une copie.

Sauf décision contraire de l’assemblée générale, un extranet doit être mis en place par le syndic. Il peut être intéressant d’y intégrer par exemple les contrats de maintenance, d’assurances, les factures… Cet outil peut permettre au conseil syndical de disposer des éléments de gestion et de comptabilité sans avoir à solliciter systématiquement le syndic.

► Il procède à la mise en concurrence des contrats de syndic

Tous les 3 ans le conseil syndical doit prévoir une mise en concurrence du contrat de syndic. Deux contrats de syndic suffisent, dont celui en place s’il maintient sa candidature.

Le conseil syndical envoie les contrats concurrents au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception afin de demander l’inscription à l’ordre du jour. Cette mise en concurrence demande au conseil syndical un travail important d’organisation et de négociation (rencontrer les syndics, se concerter..).

Il s’agit d’une mise en concurrence préalable. Si à l’issue de la mise en concurrence le syndic en place s’avère avoir le contrat le plus intéressant le conseil syndical n’a pas l’obligation de présenter un autre contrat à l’assemblée.

La copropriété peut voter pour la dispense de la mise en concurrence.

Attention cette obligation de mise en concurrence n’empêche pas tout copropriétaire ou membre du conseil syndical qui le souhaite de proposer un autre contrat de syndic.

► Il donne son avis au syndic et à l’assemblée générale

Il donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toute question concernant le syndicat pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. Il peut par ailleurs donner son avis écrit sur tout projet de contrat de syndic.

Sa consultation est obligatoire dans certains cas :

•  L’assemblée générale vote à la majorité absolue un montant des marchés et contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire.
• Le syndic qui, en cas de travaux urgents, doit demander le versement d’une provision doit prendre au préalable l’avis du conseil syndical.

Il peut recevoir de l’assemblée générale d’autres missions ou délégations de pouvoirs à condition qu’elles portent sur un acte expressément déterminé ou qu’elles restent dans des dépenses plafonnées.

► Il doit faire un compte-rendu annuel de sa mission

Devenir membre du conseil syndical

Interface indispensable entre l’ensemble des copropriétaires et le syndic, de l’efficacité et de l’implication de ses membres dépend la bonne gestion de la copropriété. Ne vous présentez à cette fonction que si vous avez la motivation et le temps nécessaires à consacrer à votre copropriété.

Vous exercerez votre fonction de manière bénévole. Vous serez remboursés des frais avancés sur justificatifs, à condition que les dépenses engagées l’aient été conformément aux dispositions du règlement de copropriété et dans l’intérêt collectif. Ces frais font partie des charges communes générales.

Seuls les copropriétaires, leurs conjoints, leurs représentants légaux, leurs partenaires pacsés et leurs usufruitiers peuvent être membres du conseil syndical. Il est interdit au syndic, à son conjoint, à son partenaire pacsé, à ses ascendants ou descendants, à ses parents en ligne collatérale ainsi qu’à ses préposés d’être membre du conseil syndical, même s’ils sont copropriétaires.

Il est préférable que le conseil syndical soit composé de différents types de copropriétaires (bailleurs, occupants, propriétaires de lots à usage d’habitation, commercial…)

Le conseil syndical est composé de membres élus en assemblée générale à la majorité absolue. Si vous souhaitez faire partie du conseil syndical, il faut faire acte de candidature. Il n’est cependant pas nécessaire d’indiquer votre nom dans le projet de résolution de l’assemblée générale Il est possible d’accepter les candidatures déclarées au cours de l’assemblée. Les membres peuvent se présenter autant de fois qu’ils le souhaitent.

Chaque membre peut avoir à répondre de l’exécution de son mandat et engager sa responsabilité. Il semble donc plus prudent de souscrire une assurance responsabilité civile.

Le président du conseil syndical

Une fois désignés les membres du conseil syndical se réunissent pour élire un président. Il est recommandé d’élire un président dès la première réunion. Le règlement de copropriété fixe les conditions d’élection.

Le président doit coordonner les membres du conseil syndical.

Le président est investi de pouvoirs spécifiques notamment en matière de convocation de l’assemblée générale et en ce qui concerne la transmission des archives et des fonds par l’ancien syndic.

Chaque copropriété doit être dotée d’un syndic élu à la majorité absolue en assemblée générale. L’élection du nouveau syndic vaut révocation immédiate du mandat du syndic en place.

Le contrat de syndic doit être conforme à un contrat type défini par le Décret n° 2015-342 du 26 mars 2015

► Pour consulter le décret, cliquez ici.

Le contrat de syndic doit indiquer le montant du forfait annuel hors taxes et TTC et les modalités de paiement. Il couvre les tâches de gestion courantes. Un certain nombre de prestations peuvent être exclues des missions du syndic sur décision de l’assemblée générale comme les archives et l’extranet. Dans ce cas le coût doit être déduit du forfait. Seules les prestations particulières énumérées dans le contrat type peuvent donner lieu à une rémunération complémentaire. Cette liste est limitative.

Le syndic est le représentant légal du syndicat de copropriété. La loi énumère ses principales missions toutefois l’assemblée générale peut lui confier des tâches particulières.

Il assure la gestion administrative de la copropriété :

• faire respecter le règlement de copropriété
• exécuter les décisions de l’assemblée générale
• assurer les actes de gestion courante, comme les petites réparations ou la gestion du personnel du syndicat. Il peut ainsi décider seul de licencier le gardien.
• en cas d’urgence il doit faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble
• établir et tenir à jour une fiche synthétique regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété
• établir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires
• représenter le syndicat de copropriété en justice
• établir et tenir à jour le carnet d’entretien de l’immeuble
• procéder à l’immatriculation de la copropriété
• informer les occupants de l’immeuble des décisions prises en assemblée générale.
• proposer aux copropriétaires un accès en ligne sécurisé des documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots (extranet).
• organiser un vote pour la souscription d’un contrat d’assurance responsabilité civile du syndicat
• organiser un vote pour la délégation à une entreprise de la gestion des archives du syndicat aux frais de ce dernier.

 Il assure la gestion comptable et financière de la copropriété :

• établir le budget prévisionnel
• tenir les comptes du syndicat
• ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat
• ouvrir un compte bancaire séparé pour le fonds de travaux obligatoire

La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans renouvelables. Le syndic peut démissionner en respectant un préavis de 3 mois.

Vous envisagez de devenir syndic bénévole de votre copropriété

Si la copropriété est de taille modeste et ne présente pas de difficultés particulières il est possible d’envisager de recourir à un syndic non professionnel dit « bénévole ».

Pour cela, vous devez obligatoirement être copropriétaire de l’immeuble concerné.

Vous devez respecter le contrat-type réglementaire.

Il est recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile.

Le Géomètre-Expert est un professionnel libéral dont l’activité est encadrée par la loi du 7 mai 1946. L’accès à la profession est protégé (diplôme d’ingénieur de niveau bac + 5 ou diplôme de Géomètre-Expert foncier DPLG) garantissant la maîtrise de compétences à la fois techniques et juridiques. Pour exercer son activité, un Géomètre-Expert doit être inscrit au tableau de l’Ordre des Géomètres-Experts. Il est également soumis à de nombreuses obligations : respect de règles déontologiques, formation continue, assurance, transparence de ses honoraires et prestations…

Une compétence reconnue en droit de la copropriété :

• Le Géomètre-Expert est habilité à établir les documents régissant tout immeuble soumis au statut de la copropriété (état descriptif de division, règlement de copropriété, tantièmes de charges).
• Syndic de copropriété ou administrateur de biens (de solides connaissances juridiques et techniques et l’encadrement de l’Ordre des Géomètres-Experts pour gérer efficacement les biens)
• La copropriété évolue dans le temps : annexion de parties communes, surélévation, affouillement, constructions nouvelles… Les subdivisions, réunions, changements d’affectations, créations ou suppressions de lots nécessitent la modification du règlement de copropriété, notamment la révision des tantièmes.

Pour être opposables, ces changements devront faire l’objet d’un acte modificatif à l’état descriptif de division et au règlement de copropriété. Le Géomètre-Expert analyse les changements réalisés ou projetés par les copropriétaires et les transcrit dans un projet modificatif au règlement de copropriété qui devra ensuite être approuvé par les copropriétaires réunis en assemblée générale puis publié par un acte notarié.

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Autres compétences

Diagnostiqueur

Le Géomètre-Expert établit en vue de la vente ou de la location d’un bien des diagnostics (amiante, termites, plomb, gaz, électricité, performance énergétique…), vérifie la superficie d’un appartement, d’une maison, d’un terrain…

►Pour en savoir plus, cliquez ici

Le bornage

Le Géomètre-Expert est le seul professionnel habilité à réaliser les travaux qui fixent les limites des biens fonciers et à dresser les plans et procès-verbaux de bornage, nécessaires pour les garantir.

Le Géomètre-Expert « réalise les études et les travaux topographiques qui fixent les limites des biens fonciers et, à ce titre, lève et dresse, à toutes échelles et sous quelque forme que ce soit les plans et documents topographiques concernant la définition des droits attachés à la propriété foncière, tels que les plans de division, de partage, de vente et d’échange des biens fonciers, les plans de bornage ou de délimitation de la propriété foncière… » (article 1er de la loi du 7 mai 1946).

Constructibilité du terrain

Les informations contenues dans le procès-verbal de bornage sont nécessaires à tout projet de construction :

• La forme du terrain détermine le dimensionnement de la construction ;
• Les dimensions réelles garantissent le respect des distances d’implantation du bâtiment par rapport aux propriétés riveraines ou au domaine public.

Plusieurs éléments influent directement sur la constructibilité de votre terrain :

• Les règles d’urbanisme en vigueur ;
• La topographie des lieux ;
• La réalisation de l’assainissement et le raccordement aux réseaux ;
• Les servitudes de droit public : plans de prévention des risques naturels et technologiques (zones inondables, zones sismiques, …), plans d’exposition au bruit des aéroports, … ;
• Les servitudes de droit privé.

Pour en savoir plus, cliquez ici

Pour mieux connaître la profession :

• UNGE
• UNGE Ile-de-France

L’immeuble en copropriété doit être assuré. L’assurance de la copropriété doit couvrir les parties communes. Elle est une garantie en cas de dommages causés par les bâtiments ou par un employé de la copropriété, comme le gardien. Elle couvre également les dommages dont les parties communes peuvent être victimes. En cas de sinistre il appartient au syndic de faire une déclaration à l’assurance.

En complément chaque copropriétaire, qu’il soit occupant du logement ou non, doit s’assurer en responsabilité civile.