L’assemblée générale de copropriété, une réunion indispensable

• Le conseil syndical doit déterminer comment travailler en concertation si besoin avec le syndic, notamment en définissant un calendrier de ses réunions (en présence ou non du syndic).
• Pour augmenter le taux de participation des copropriétaires, le conseil syndical doit apprendre à mieux communiquer sur les projets menés dans la copropriété (affichage dans le hall de l’immeuble, circulaires déposées dans les boîtes aux lettres, mailing…).
• Le conseil syndical doit contrôler les comptes de la copropriété qui seront soumis à l’approbation des copropriétaires et arrêtés par le syndic (ventilation des charges, vérification des comptes, des factures et leur affectation…).
• Conseil syndical et syndic devront déterminer le budget prévisionnel, présenté à l’assemblée générale, en tenant compte de l’ensemble des travaux projetés.
• Renégocier le contrat de syndic : si le mandat est renouvelé, il suffit de négocier le montant des honoraires avant l’assemblée générale. Si au contraire, le conseil syndical souhaite changer de syndic, il faudra mener une consultation.

ATTENTION : le conseil syndical doit demander par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, l’inscription de la question à l’ordre du jour, accompagnée des propositions de contrats de syndic mis en concurrence.

• Préparer le rapport du conseil syndical : établi par le président du conseil syndical, ce document mentionnera les actions menées et les principaux évènements ayant marqué la vie de l’immeuble durant l’année écoulée. Il est joint à la convocation de l’assemblée générale.
• Préparer l’ordre du jour de l’assemblée générale : dressé conjointement par le conseil syndical et le syndic, l’ordre du jour doit être établi avec soin pour ne rien oublier (gestion courante, travaux éventuels, litiges…). En effet, seuls les points inscrits à l’ordre du jour pourront faire l’objet d’un vote.

• Des copropriétaires peuvent également inscrire des questions à l’ordre du jour en envoyant leurs demandes au syndic, par lettre recommandée ou par télécopie avec récépissé, voire par mail si le syndicat des copropriétaires a admis l’envoi par voie dématérialisée. Celles-ci doivent lui parvenir avant qu’il n’ait rédigé les convocations.
• Un copropriétaire qui souhaite inscrire une question à l’ordre du jour peut convaincre les autres copropriétaires du bien-fondé de son projet (sensibilisation par des courriers explicatifs, étayés de plans et synthèses juridiques, déposés dans les boîtes aux lettres, éventuellement complétée par des entretiens téléphoniques, une réunion informelle avant l’AG avec présentation du projet sur Powerpoint…).
• Lorsque les travaux dépassent le montant décidé par l’assemblée générale, plusieurs devis doivent être proposés à l’assemblée. Chaque copropriétaire est libre de transmettre un devis pour inscription à l’ordre du jour.
• La prise en compte de questions complémentaires, après l’envoi des convocations, est exclue. Toutefois, si compte tenu de la date de réception, elles ne peuvent être inscrites à cette assemblée, le syndic les reportera à l’assemblée suivante.

Modèle de courrier de demande d’inscription à l’ordre du jour

La convocation doit, sauf urgence, être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l’Assemblée générale (AG) par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou électronique (LRE) avec l’accord écrit du copropriétaire. Elle peut également être remise en main propre contre émargement ou récépissé. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.

Ce délai court le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire. Pour la notification par voie électronique, il court à partir du lendemain de l’envoi au destinataire et pour la remise en main propre le jour de la remise.

L’assemblée générale peut être convoquée par :

Le syndic
Le syndic est tenu de convoquer au moins une fois par an, et à chaque fois qu’il le juge utile, une assemblée générale réunissant l’ensemble des copropriétaires. Dans certains cas, le syndic peut être obligé de convoquer l’assemblée générale lorsque le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires) lui demande.

Le président du conseil syndical
La convocation peut être effectuée par le président du conseil syndical lorsqu’après avoir mis en demeure le syndic, celui-ci ne donne pas suite au cours des 8 jours qui suivent. Dans ce cas, à l’expiration des 8 jours, le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale.

Les copropriétaires
En l’absence de conseil syndical, ou en cas de défaillance de son président, un ou plusieurs copropriétaires peuvent convoquer une assemblée générale. Dans ce cas, après une mise en demeure restée infructueuse pendant 8 jours, tout copropriétaire a alors la possibilité de demander au président du tribunal de grande instance de désigner un copropriétaire ou un mandataire de justice qui convoquera l’assemblée générale. Cette action nécessite cependant de prendre un avocat et entraîne des frais de procédure pour la copropriété.

Le contenu de la convocation

• L’indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion de l’assemblée.
• L’ordre du jour, qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l’assemblée. Chaque question doit être rédigée sans équivoque et devra faire l’objet d’un vote séparé. Seules les questions prévues à l’ordre du jour peuvent faire l’objet d’un vote.
• Les modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu’elles ont été arrêtées par l’assemblée générale.
• Toutes les pièces nécessaires aux copropriétaires pour apprécier la portée des décisions qu’ils seront appelés à prendre, et dont l’énoncé figure à l’ordre du jour.

Ces pièces font l’objet d’une liste réglementée : certaines conditionnent la validité de la décision (par exemple, les contrats et devis pour les travaux à voter) et doivent être conformes à un modèle type (par exemple, l’état financier du syndicat de copropriété et le projet du budget présenté avec les comparatifs des documents correspondants de l’exercice précédent).
D’autres pièces sont quant à elles, nécessaires à l’information du copropriétaire (par exemple, les annexes du budget prévisionnel, l’avis du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire et le compte rendu de l’exécution de sa mission).

Les règles de majorité pour voter en AG :

• Article 24 Loi 10/07/1965 = majorité des présents et représentés lors de l’AG (sans prendre en compte les abstentionnistes) ;
• Article 25 Loi 10/07/1965 = majorité absolue de tout le syndicat des copropriétaires A noter : si la décision est approuvée non pas à la majorité absolue mais par 2/3 des copropriétaires : possibilité de revoter immédiatement selon la règle de majorité de l’article 24 ci-dessus – si moins de 2/3 des copropriétaires approuvent la décision : une 2ème AG convoquée dans les 3 mois permet de voter la décision selon la majorité de l’article 24) ;
• Article 26 Loi 10/07/1965 = majorité de tous les copropriétaires du syndicat, représentant 2/3 des voix ;
• Attention : certaines décisions requièrent l’unanimité de tous les copropriétaires.

Les décisions relevant de chacune de ces règles de majorité :

Pour visualiser le détail des règles de majorité, cliquez ici

Le procès-verbal de l’assemblée générale

Il reprend les résolutions votées en assemblée générale et précise les copropriétaires ayant pris part au vote, ceux qui ont voté favorablement et les opposants. Il doit être signé du président de l’AG, des scrutateurs et du syndic (en tant que secrétaire de l’AG), ceux-ci ayant été nommés en début de réunion. Le document original est conservé par le syndic qui doit l’enregistré dans le registre des PV d’AG de la copropriété. Par ailleurs, il doit obligatoirement être adressé aux copropriétaires opposants et absents (sauf s’ils étaient représentés). Cette notification (par LRAR ou courrier électronique pour ceux qui ont accepté ce moyen de transmission) doit leur être faite dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’AG. ils disposent ensuite d’un délai de contestation de 2 mois pour saisir le Tribunal de Grande Instance et obtenir l’annulation des décisions entachées de nullité, voire de toute l’assemble générale. Le PV doit obligatoirement reproduire l’article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965, en cas d’oubli, il sera possible de contester les décisions de l’AG dans le délai de 5 ans (article 2224 Code civil) et non plus de 2 mois.

Qui peut être mandataire ?

Un copropriétaire peut donner mandat pour être représenté à l’assemblée. Le choix du mandataire est libre, que ce mandataire soit ou non membre du syndicat. Toute clause du règlement de copropriété qui restreindrait la liberté de choix des copropriétaires est nulle. Le copropriétaire qui se fait représenter est tenu par les votes que son représentant (mandataire) a émis.

Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote sauf cas où le total des voix (incluant celle du mandataire) n’excède pas 10% du total des voix.

Qui ne peut pas être mandataire ?

Ne peuvent pas recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire lors de l’assemblée générale :

• le syndic, son conjoint, son partenaire de PACS, ses préposés,
• les salariés du syndic, leurs conjoints ou partenaires liés par un PACS et leurs ascendants ou descendants qui sont également copropriétaires.

Contenu du mandat

Le mandat doit être écrit, rédigé en termes généraux ; il autorise le mandataire à voter des décisions en matière d’administration. Il est recommandé que le copropriétaire qui donne mandat (mandant) mentionne clairement dans son pouvoir, le sens de son vote et indique les directives pour chaque résolution, de façon très précise.

Après l’assemblée générale

Les copropriétaires opposants ou défaillants reçoivent les décisions de l’assemblée générale par courrier recommandée avec demande d’avis de réception [ou par voie électronique (sous réserve de l’accord écrit du copropriétaire et de la publication d’un décret – à paraître)]. Ils peuvent contester les décisions de l’assemblée générale en formant un recours dans les 2 mois qui suivent leur réception.