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Les charges locatives, appelées aussi charges récupérables, sont des dépenses payées initialement par le propriétaire mais dont il peut demander le remboursement à son locataire.
Pour les logements qui ne sont pas loués en tant que résidence principale, le bailleur et le locataire fixent librement les conditions de paiement des charges.
Dès lors qu’il s’agit de la résidence principale, les conditions de paiement des charges et de leur régularisation sont prévues par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et par le décret du 26 août 1987 qui fixe la liste des charges récupérables.

Quelles sont les charges dues par le locataire ?

Le locataire doit payer des charges correspondant à trois grandes catégories de dépenses :

  • les frais entrainés par les services liés au logement et à l’usage de l’immeuble. Il s’agit par exemple des consommations d’eau ou d’énergie, des éléments d’équipement comme l’ascenseur ou un chauffage collectif
  • les dépenses d’entretien et de petites réparations des parties communes de l’immeuble
  • les taxes locatives, qui correspondent à des services dont le locataire bénéficie, tel l’enlèvement des ordures ménagères ou l’assainissement.

La liste des charges récupérables est limitativement énumérée (décret du 26.8.87). Seules les charges qui y sont mentionnées peuvent être facturées au locataire. Des accords collectifs peuvent toutefois prévoir que les dépenses portant sur l’amélioration de la sécurité ou la prise en compte du développement durable pourront s’ajouter à cette liste et être mises à la charge des locataires. Il s’agit essentiellement d’accords collectifs conclus avec les associations représentatives des locataires au sein d’un parc appartenant à un même bailleur.

Comment sont versées les charges locatives ?

Le bailleur peut demander au locataire :

  • soit le versement de provision pour charges, par exemple, tous les mois ou tous les trimestres. Une régularisation doit être effectuée chaque année pour ajuster les versements du locataire aux dépenses réelles (voir ci-dessous).
  • soit le paiement des charges sur justificatifs.

Location meublée (résidence principale) : les charges peuvent être l’objet de provisions avec une régularisation annuelle ou être prévues dans le cadre d’un forfait de charges ne donnant lieu à aucune régularisation.

Comment sont régularisées les charges ?

Le décompte des charges doit être adressé au locataire un mois avant la régularisation annuelle et doit indiquer :

  • les différentes catégories de dépenses auxquelles les charges correspondent, ainsi que les quantités consommées, par exemple pour l’eau et l’énergie ;
  • dans les immeubles collectifs : la manière dont sont réparties les charges entre locataires. Le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude collectifs doit être transmise au locataire.

Les pièces justificatives des charges, par exemple, les factures correspondant aux dépenses ou les contrats de fournitures pour l’immeuble doivent être tenues à la disposition du locataire pendant six mois après l’envoi du décompte des charges. Le locataire peut ainsi consulter le détail des dépenses auprès du propriétaire ou, si l’immeuble est en copropriété, auprès du syndic.

Le bailleur doit transmettre, à la demande du locataire, le récapitulatif des charges du logement (pas voie dématérialisée ou par voir postale).

Quelles protection en cas de régularisation tardive des charges ?

Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée dans l’année de leur exigibilité ou au terme de l’année civile suivante, le paiement des sommes dues par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande.
Pour réclamer les charges, le bailleur est limité dans le temps (délai de prescription).

Pour les charges exigibles avant le 27 mars 2014 :
Le propriétaire peut réclamer les charges impayées 5 ans après leur date d’exigibilité, sous réserve de ne pas dépasser la date butoir du 27 mars 2017. Au-delà de cette date, ces charges ne seront plus exigibles.

Pour les charges exigibles à compter du 27 mars 2014 :
Le propriétaire peut réclamer des charges impayées 3 ans maximum après leurs échéances. Le locataire dispose du même délai pour réclamer le remboursement de charges qu’il aurait payées en trop.

Exemples de dépenses à la charge du locataire (voir le décret du 26 août 1987 – liste limitative) :

Ascenseurs et monte-charges

  • Dépenses d’électricité ;
  • Visites périodiques de contrôle ;
  • Petites réparations sans fournitures ;
  • Produits et petit matériel d’entretien ;
  • Petites réparations de la cabine ou des paliers ;
  • 73% du contrat complet d’entretien d’ascenseur ;

Impôts et redevances

  • Taxe d’enlèvement des ordures ménagères ;
  • Taxe de balayage ;

Antennes collectives

  • Frais d’installation, d’entretien et de remplacement (loi du 2 juillet 1966 et décret du 22 décembre 1967) ;

Eau et chauffage

  • Dépenses d’eau individuelle ;
  • Dépenses d’eau nécessaire à l’entretien des parties communes ;
  • Electricité ;
  • Combustible ou fourniture d’énergie quelle que soit sa nature ;
  • Exploitation et entretien courant : réglage, nettoyage, graissage des installations techniques ;
  • Visites périodiques de contrôle ;
  • Menues réparations ;

Parties communes et espaces extérieurs

  • Electricité et entretien de la minuterie ;
  • Produits d’entretien, de désinsectisation, de désinfection ;
  • Menues réparations du matériel d’entretien ;
  • Opérations de coupe, désherbage, arrosage ;

Salaires du personnel

  • Entretien des parties communes et élimination des rejets
    Par un employé d’immeuble ou une entreprise extérieure :
    Le coût (TTC) des services est récupérable sur le locataire à hauteur de 100%.
    Par un gardien ou un concierge :
    -Si les deux tâches (entretien des parties communes et élimination des rejets) sont cumulées exclusivement par le gardien (ou concierge), la récupération de la rémunération est possible à hauteur de 75%.
    -Si le gardien n’assure que l’une ou l’autre des deux tâches, les dépenses liées à sa rémunération et aux charges sociales et fiscales y afférentes sont récupérables sur les locataires à hauteur de 40%.
    La rémunération d’un tiers qui intervient en remplacement du gardien ou de l’employé et qui assure les mêmes fonctions est récupérable dans les mêmes conditions que les fonctions qu’il exerce. Il s’agit des remplacements pendant les repos hebdomadaires et les congés, ou en cas de force majeure, d’arrêt de travail ou d’impossibilité matérielle ou physique temporaire d’effectuer seul les deux tâches.
  • Encadrement direct des personnels d’immeuble (régisseurs) :
    Les dépenses de personnel d’encadrement technique chargé du contrôle direct du gardien, du concierge ou de l’employé d’immeuble sont récupérables sur les locataires à concurrence de 10% de leur montant.

Plus de précisions en consultant : Le décret du 26 aout 1987 – Lien vers la loi du 6 juillet 1989.