Les honoraires du syndic professionnel font l’objet d’un contentieux abondant en pratique, le caractère abusif des honoraires étant souvent opposé par les copropriétaires.

La réglementation peut s’avérer complexe et il est important d’en maîtriser les contours, compte tenu du montant des honoraires qui peut constituer une partie non négligeable des charges supportées par le syndicat des copropriétaires.

L’enjeu est pour le syndic de pouvoir s’assurer d’être rémunéré en contrepartie des prestations accomplies, sans s’exposer à des contestations au regard d’honoraires indus.

Pour le syndicat des copropriétaires, l’enjeu sera de prévenir les éventuelles surfacturations qui pourraient lui être imputées par le syndic.

Il conviendra ainsi d’examiner ci-après les différentes modalités de rémunération du syndic de copropriété.

I/ LES OBLIGATIONS A RESPECTER

Les honoraires perçus par le syndic sont réglementés dans leur principe par les dispositions d’ordre public de l’article 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967. Ils sont constitués :

  • d’un forfait annuel correspondant à des prestations de gestion courante non limitativement énumérées par l’annexe du décret du 17 mars 1967
  • d’honoraires complémentaires facturés pour l’accomplissement de prestations particulières, limitativement énumérées par l’annexe du décret du 17 mars 1967

reglementation honoraires

Certaines prestations vont donc être incluses dans le forfait et ne pourront donner lieu à des honoraires supplémentaires. D’autres prestations spécifiques pourront quant à elle être facturées dès lors qu’elles seront accomplies.

En tous les cas, le montant du forfait ainsi que celui des prestations hors forfait sont fixés librement par le contrat de mandat conclu entre le syndic et le syndicat des copropriétaires.

Le contrat et la rémunération du syndic sont soumis à l’accord des copropriétaires réunis en assemblée générale, le vote intervenant à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires).

1) La rémunération au titre du forfait (missions courantes)

En premier lieu, le forfait, dont le montant est fixé librement par le contrat, est consenti en contrepartie de la gestion courante assurée par le syndic, c’est-à-dire en raison de l’accomplissement des actes d’administration, de conservation, de garde et d’entretien de l’immeuble.

Ce forfait concernera alors essentiellement :

  • L’assemblée générale (préparation, convocation, tenue, information relative aux décisions)
  • Le conseil syndical (mise à disposition et communication de pièces, recueil des avis écrits)
  • La gestion des opérations financières et comptabilité, comptes bancaires, comptabilité

séparée, remise au syndic successeur

  • L’administration et gestion de la copropriété en conformité avec le règlement de copropriété (immatriculation, documents obligatoires, archives, accès en ligne sécurisé, entretien courant et maintenance)
  • Les assurances (souscription, déclaration de sinistre, règlement des indemnités)
  • La gestion du personnel

La liste non exhaustive des prestations incluses dans le forfait peut être consultée au sein du contrat-type en annexe du décret du décret du 17 mars 1967 (https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000042078893).

Le contrat doit également prévoir la durée minimum des visites de contrôle effectuées périodiquement par le syndic pour lesquelles la rémunération est incluse dans le forfait.

Les dépassements des horaires et durées convenus pour la tenue des assemblées générales, réunions et visites / vérifications périodiques incluses dans le forfait, sont facturés selon le coût horaire défini au contrat.

Le forfait comprend accessoirement :

  • les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait
  • les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes
  • la gestion des règlements aux bénéficiaires (fournisseurs, assureur, prestataire, …).

Le forfait de base peut inclure également si le contrat le précise à titre dérogatoire :

  • La préparation, la convocation et la tenue d’assemblée(s) générale(s) extraordinaire (s). Le nombre d’heures et l’amplitude horaire doivent être précisés dans le contrat
  • L’organisation d’un nombre de réunion(s) avec le conseil syndical et leur durée.

Enfin, le syndicat des copropriétaires peut renoncer à titre dérogatoire à certaines prestations, qui devront alors entraîner la réduction du forfait. Il s’agit de :

  • la mise à disposition d’un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés ;
  • la gestion des archives du syndicat des copropriétaires par une entreprise spécialisée aux frais du syndicat.

2) La rémunération au titre des prestations particulières (hors missions courantes)

Dans leur principe, les frais relatifs aux prestations particulières sont listés de manière limitative à l’annexe 2 du décret du 17 mars 1967 ainsi qu’aux articles 7.2.1 à 7.2.4 du contrat-type en annexe du même décret.

Les prestations particulières sont réparties en six catégories et portent sur :

  • les réunions et visites supplémentaires (au-delà du socle de base)
  • le règlement de copropriété et l’état descriptif de division
  • la gestion administrative et matérielle relative aux sinistres
  • les travaux et études techniques
  • les litiges et contentieux (hors frais de recouvrement)
  • les autres prestations.

Le décret précise que « la rémunération due au titre des prestations particulières s’entend hors frais d’envoi. L’envoi des documents afférents aux prestations particulières donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés ».

La rémunération du syndic en matière de prestations particulières est définie :

  • soit sur la base d’un coût horaire, au prorata du temps passé (exprimé en euros hors taxes par heure ou toutes taxes comprises)
  • soit en application du tarif convenu par les parties pour chaque prestation particulière.

L’accomplissement de chacune de ces prestations entraînera donc une facturation indépendante du forfait précité, conformément au montant convenu dans le contrat.

Les modalités de rémunération en matière de travaux sont spécifiques. Si la copropriété réalise des travaux : la rémunération doit alors être exprimée en pourcentage du montant hors taxe de ces travaux, avec un taux dégressif selon leur importance. Le montant de la rémunération est décidé par les copropriétaires lors de l’assemblée générale au cours de laquelle les travaux sont décidés.

Les travaux concernés sont les suivants :

  • les travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble, autres que ceux de maintenance ou d’entretien courant
  • les travaux portant sur les éléments d’équipement communs, autres que ceux de maintenance
  • les travaux d’amélioration, tels que la transformation d’un ou de plusieurs éléments d’équipement existants, l’adjonction d’éléments nouveaux, l’aménagement de locaux affectés à l’usage commun ou la création de tels locaux, l’affouillement du sol et la surélévation de bâtiments
  • les études techniques, telles que les diagnostics et consultations
  • d’une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l’administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l’immeuble.

Enfin, la rémunération du syndic peut être imputée au seul copropriétaire concerné par l’acte. Il s’agit des frais :

  • de recouvrement (loi du 10.7.65 : art. 10-1) : mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, relance après mise en demeure, conclusion d’un protocole d’accord par acte sous seing privé, frais de constitution d’hypothèque, frais de mainlevée d’hypothèque, dépôt d’une requête en injonction de payer, constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice (uniquement en cas de diligences exceptionnelles), suivi du dossier transmis à l’avocat (uniquement en cas de diligences exceptionnelles)
  • liés aux mutations : établissement de l’état daté (plafond de 380 euros TTC fixé par le décret n° 2020-153 du 21.2.20)
  • de délivrance des documents sur support papier : délivrance d’une copie du carnet d’entretien, d’une copie des diagnostics techniques, des informations nécessaires à la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique individuel, d’une copie certifiée conforme ou d’un extrait de procès-verbal d’assemblée générale ainsi que des copies et annexes ;
  • de préparation, convocation et tenue d’une assemblée générale à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires, pour des questions concernant leurs droits ou obligations : établissement de l’ordre du jour ; élaboration et envoi de la convocation avec l’ordre du jour, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions ; présence du syndic ou de son représentant à l’assemblée générale, …

II/ LES SANCTIONS EN CAS DE NON-RESPECT

Lorsque le syndic facture des honoraires qui sont illégaux, typiquement ceux qui devraient être inclus dans le forfait, le syndicat des copropriétaires peut selon le cas en contester le paiement ou en demander le remboursement. Il peut également envisager une action indemnitaire (demande de dommages et intérêts justifiés par un préjudice sur le fondement de la responsabilité contractuelle) et prétendre à la résiliation anticipée du contrat.

Chaque copropriétaire peut également selon le cas s’opposer au paiement ou demander individuellement le remboursement des trop-perçus au syndic et introduire à son encontre une action indemnitaire sur le fondement de l’article 1240 du Code civil (action en responsabilité de droit commun) en justifiant d’un préjudice. De plus, la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) peut prononcer des amendes administratives en cas d’abus. Il est possible de faire un signalement sur le site de la DGCCRF en cas d’abus : https://signal.conso.gouv.fr/fr

Parallèlement, lorsque le syndicat des copropriétaires refuse de payer des honoraires, par exemple en estimant de manière injustifiée que l’honoraire contesté correspond à une prestation incluse dans le forfait, il s’expose à une action en recouvrement de la part du syndic, à une action indemnitaire (demande de dommages et intérêts justifiés par un préjudice sur le fondement de la responsabilité contractuelle) voire à la résiliation anticipée du contrat au tort du syndicat des copropriétaires.

III/ LES CONSEILS DE L’ADIL DE PARIS

Pour le syndicat des copropriétaires :

  • Vérifier attentivement au sein du contrat la liste des prestations dont la rémunération est incluse dans le forfait et celle dont la rémunération est versée à titre complémentaire
  • Fixer la date de l’assemblée générale annuelle du syndicat des copropriétaires sur les dates de présence du syndic prévues au contrat pour ne pas être redevable de frais supplémentaires
  • Contrôler régulièrement la comptabilité

Pour le syndic :

  • Vérifier et qualifier clairement la nature des prestations accomplies (forfait ou hors forfait) afin de se prémunir contre les contestations d’honoraires
  • Faire preuve de transparence dans la facturation des honoraires complémentaires

Si vous avez des doutes ou si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à contacter l’ADIL de Paris pour obtenir des conseils.